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公文制发和外来文件管理制度

发布日期:2012-03-15 字号:[ ]


  一、政协机关公文制发管理


  (一)公文受理:县政协公文长协党组、长协、长协办、长协党支、长协办函和社情民意为受理范围,由办公室负责,相关人员配合受理。


  1、县政协党组文件由党组组成人员起草,党组书记或副书记签发。


  2、县政协委员会的文件、主席讲话由办公室有关人员起草,秘书长审核,主席签发。


  3、县政协办公室文件,由办公室有关人员起草,办公室分管副主任审核,秘书长签发。


  4、各类汇报材料、典型材料由秘书科有关人员起草,办公室分管副主任审核,秘书长把关,主席或副主席签发。


  5、《社情民意》由有关人员起草,办公室分管副主任初审,秘书长审核,主席或副主席签发;反映问题的和重头宣传稿件由秘书长签发。


  (二)公文草拟:公文是行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理或公务活动中产生的、具有法定的生效程序和规范格式的文件,草拟要力求做到:


  1、符合法律、法规、规章和其他有关规定。如作出的决策、决定和提出的意见、建议等,应切实可行,要就其必要性作出说明。


  2、情况确实,观点明确,语言精炼,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。


  3、人名、地名、数字、引文准确,引用公文应先引标题,后引发文字号,日期应写具体的年、月、日。


  4、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“⑴”。


  5、公文中要使用国家法定计量单位;公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。


  (三)公文的印发与管理:秘书科负责公文的印发与管理。


  1、经领导签发的文件、材料,统一在秘书科登记、编号并打印清样,送起草人校对签字,打字室印制,秘书科与打字室核准签字,秘书科分发。


  2、在宜昌公务员办公门户网上印发公文,有关人员草拟以后,按规定程序送审、签发,如因特殊情况不能及时在网上审核、签发,应将文稿打印后送审、签字后,再委托管理者制发。


  3、公文在宜昌公务员办公门户网上发出后,秘书科要及时提醒收文单位签发。


  4、公文制发完毕后,秘书科应及时将公文文本、底稿、审批原件及相关附件材料进行整理,送交档案室。


  二、政协机关外来公文管理


  1、凡外部发送给县政协的文件、信函,均由办公室秘书科拆封、登记,进行处理。对一般性文件,应在三天内送领导阅签,急件应在当天送阅。传阅文件一经送达,要及时阅看,并签署姓名、时间。

  2、文件不得横传,不得从夹中抽留或携带回家。因工作需要借用文件的,要办理借文手续,并妥善保管,及时归还,防止遗失。


  3、外来文件、资料,办理传阅结束后交秘书科管理人员整理归档,个人不得保存。





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