一、党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理包括收文处理、发文处理和整理归档。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。秘书股负责统筹本机关的公文处理工作。

　　二、公文分为一般公文和涉密公文。一般公文由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。涉密公文依相关规定登记、送阅和归档。

　　三、发文管理要求

　　（一）公文分类和签发

　　1.县政协党组文件分三类：长协党组文、长协党组函、长协党组发。县政协党组文件由县政协党组成员组织办公室相关股室或者专委会起草，党组书记或副书记签发。

　　2.县政协委员会文件分三类：长协文、长协函、长协发。县政协委员会文件由办公室、专委会有关人员起草，分管副主任初审，秘书长、分管机关副主席审核，主席签发。

　　3.县政协机关党组文件分三类：长协机关党组文、长协机关党组函、长协机关党组发。县政协机关党组文件由机关党组成员组织相关股室起草，机关党组书记签发。

　　4.县政协办公室文件分三类：长协办文、长协办函、长协办发，由办公室有关人员起草，办公室分管副主任审核，办公室主任签发。

　　5.县政协机关党总支、机关党支部、离退休干部党支部文件分别由党组织有关人员起草，相关党组织书记签发。

　　6.各类汇报材料、典型材料、主席讲话由秘书股有关人员起草，办公室分管副主任审核，秘书长把关，主席或副主席签发。

　　7.《社情民意专报》由办公室社情民意专职人员起草，办公室分管副主任初审，秘书长审核，主席或副主席签发。

　　8.宣传稿件严格执行“三审制”，由办公室、专委会有关人员起草，分管宣传工作人员初审（一审），分管副主任复审（二审），秘书长终审（三审）后签发。

　　（二）公文草拟要求

　　1.发文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，并符合法律、法规、规章和其他有关规定。规范性文件、指导性文件和其它重要文件印发前应深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

　　2.文种正确，格式规范，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，字词规范，标点正确，直述不曲，篇幅力求简短。

　　3.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应先引标题，后引发文字号，日期应写具体的年、月、日。

　　4.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“⑴”。

　　5.公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素必须使用汉字的数字外，应当使用阿拉伯数字。

　　6.公文涉及县直单位或者乡镇职权范围内的事项，起草时必须征求相关单位或者乡镇意见，力求达成一致。

　　7.机关负责人负责主持、指导重要公文起草工作。

　　（三）发文处理程序

　　1.复核。已经发文机关负责人签批的公文，秘书股在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　2.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　（四）公文文稿签发前审核的重点是：

　　1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　　2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　　3.涉及有关县直单位或者乡镇职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　需要提交主席会议审议的重要公文文稿，审议前由秘书股进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位或者相关人员并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位或者相关人员修改后重新报送。

　　（五）秘书股负责公文的印发管理

　　1.经领导签发的文件、材料，统一在秘书股登记、编号并打印清样，送起草人校对签字，文印室印制，秘书股与文印室核准签字，秘书股分发。

　　2.在宜昌公务员办公门户网上制发公文，有关人员草拟以后，按规定程序送审、签发，如因特殊情况不能及时在网上审核、签发，应将文稿打印后送审、签字后，再委托管理者制发。

　　3.公文在宜昌公务员办公门户网上发出后，秘书股要及时提醒收文单位签收。

　　4.公文制发完毕后，年终秘书股应及时将公文文本、底稿、审批原件及相关附件材料进行整理，送交档案室归档。

　　四、收文办理主要程序

　　（一）签收。秘书股对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　五、收文办理要求

　　（一）凡外部发送给县政协的文件、信函，均由办公室秘书股拆封、登记，进行处理。对一般性文件，应在三天内送领导阅签，急件应在当天送阅，特殊情况应电话请示领导意见，经办人做好相关记载。传阅文件一经送达，要及时阅看，并签署姓名、时间。

　　（二）文件不得横传，不得从夹中抽留或携带回家。因工作需要借用文件的，要办理借文手续，并妥善保管，及时归还，防止遗失。

　　（三）外来文件、资料，办理传阅结束后交秘书股管理人员整理归档，个人不得保存。

　　（四）涉密文件必须按保密规定办理，秘书股专人专夹送签，不得私自复印和横传。

　　六、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。